Кто лучший друг PR специалиста в государственных структурах?
PR и сфера связи с общественностью, несмотря на специфичность деятельности организации, имеет цели сформировать нужный образ и показать с лучшей стороны процессы и организацию, и одновременно снизить негативные и отрицательные влияния на ее имидж.
Во многих организациях, особенно в государственных структурах, недооценивают значимость PR службы и взаимодействию с общественностью. С развитием информационных технологий и желанием государства работать открыто, оперативно и мобильно, руководители госаппарата начали менять мнение о важности пиарщиков, пресс-службы и PR отдела. И особенно, пиарщики, востребованы с часы «пожаров» и в экстренных ситуациях. На своем опыте, я знаю, как важна оперативность и слаженность работы PR и пресс-службы в такие моменты, когда минуты решают «карьерные» судьбы сотрудников.
Хотелось бы поделиться своим опытом для выстраивания эффективной работы PR и пресс-службы в вашем учреждении.
В первую очередь необходимо наладить коммуникации с руководством организации, донести важность PR службы, после чего вам будет легче донести цели до нижестоящих сотрудников. Иначе этот весь «вагон и маленькую тележку» ответственности придется нести Вам самостоятельно.
Итак, ваши лучшие друзья — это ваши коллеги, и самый лучший из лучших это первый руководитель.
Во-вторых, подготовьте красивую презентацию о важности PR и пресс-службы, и ваше видение о развитии направления, и обязательно укажите какие вы планируете достичь результаты после проведения мероприятий и активностей.
В-третьих, составьте подробный план мероприятий на квартал. План поможет вам структурировать и дисциплинировать вашу работу, показать и оценить результаты вашей работы. План распишите на один квартал, это не слишком большой период времени, как год, но и слишком короткий, что даст вам возможность подготовиться заранее к мероприятиям. В плане обязательно отразите такие момента как: название активности, цель активности, необходимые ресурсы (привлечение сотрудников, денежные средства, материальные ресурсы и т.д.). Отдельным пунктом выделите мероприятия, направленные на внутренний PR, где запланируйте события внутри коллектива по тимбилдингу и строительство внутрикорпоративной культуры.
В-четвертых, презентуйте план мероприятий руководству, при этом необходимо показать и акцентировать на достигаемые результаты и их эффективность. Понимаю, что показать результаты в нематериальной сфере сложно, но тем не менее постарайтесь, и для этого используйте определенные числовые показатели. Например, лайки, просмотры и положительные отзывы в соцсетях под размещенным материалом.
В-пятых, на пленарных собраниях попросите выступить с 10-15 минутной презентацией о PR и пресс-службе и расскажите о своих планах и видении. Тем самым ваше выступление покажет важность и вес вашей работе, а также многие наконец-то поймут, «чем же занимается наш PR отдел».
В-шестых, обязательно подружитесь с журналистами. Журналисты ваши близкие друзья, которых надо лелеять, беречь иногда баловать. Организовывайте и приглашайте их на пресс-тур, с обязательным чаепитием и презентами. Журналисты сами по себе «разбалованный» народ, и не любит, когда ему не уделяют должного уважения и внимания.
Пройдя эти важные шаги не стоит расслабляться. «Стрижка только началась», как говорилось в одном фильме.
Заручились поддержкой своего руководства, и теперь «вам карты в руки». Обязательно, встретьтесь с руководителями структур, причем всех структур. Возможно, при реализации плана вам необходима будет помощь даже склада. Наладьте дружеские отношения с руководителем подразделения, попейте с ним чашку чая. Узнайте, функциональные обязанности их отдела, и акцентируйте значимость их структуры в организации. Похвала и комплименты всегда были лучшими инструментами в выстраивании коммуникаций в коллективе.
Ваша первоочередная задача донести до каждого сотрудника, что каждый сотрудник — это часть команды и несет ответственность и должен достойно нести «флаг» учреждения, сделать их лучшими вашими друзьями. Активно привлекайте сотрудников вашей организации в мероприятия и PR активности и не скупитесь на благодарности и положительные отзывы.
Например, у многих сотрудников есть свои аккаунты в социальных сетях, и каждый мог бы поделиться с хорошей новостью размещенной в электронном СМИ у себя на ленте, поставить положительный комментарий и лайк под этим постом.
Вовлекайте ваших коллег в процесс, приучайте быть активными, а в замен замолвите руководству о том, какой вклад внес тот или иной сотрудник и отдел в общее дело по формированию положительного имиджа учреждения.
Сейчас время информационных технологий и все промахи, и победы быстро могут стать достоянием СМИ и быстро дойти до самых «верхов». И ваша задача, если такое случилось, это сгладить «острые» углы, критику и негатив в социальных сетях и СМИ.
Хотелось бы дать несколько советов своим коллегам «по цеху»:
- Подпишитесь на все главные официальные страницы и аккаунты государственных органов — Правительства, министерства и т.д. Это даст возможность получать оперативно официальную информацию.
- Подпишитесь на главные страницы ваших руководителей, если они есть. Если еще нет, то желательно их им завести. Это покажет открытость, мобильность первого лица в глазах общественности и высшего руководства.
- Обязательно оперативно реагируйте на обращения к вашей организации, информируйте руководителей подразделений, и при очень важных, то и руководство.
- Также будьте активны в соцсетях, пишите о новостях и изменениях в вашей организации, при необходимости взаимодействуйте со СМИ и журналистами.
- Найдите общий язык с руководством и ключевыми сотрудниками, донесите свое видение и значимость PR службы. Поделитесь со своими планами.
- Наладьте контакт с коллегами из других PR служб ключевых госорганов, министерств и ведомств. Участвуйте в неформальных тусовках и встречах пиарщиков. Это позволит быть в курсе всех событий и мероприятий.
- Проводите мероприятия по внутрикорпоративной культуре в вашем учреждении. Это укрепит дух организации, сплотит при «неожиданных» ситуациях и поможет вам решить либо минимизировать проблему.
- Большинству людям интересна внутренняя жизнь звезд, известных личностей, то, что не имеют доступ, в нашем случае процессы в учреждениях и организациях. Поэтому контент с тем, какие процессы ежедневно происходят, как они влияют на бытовую жизнь простых граждан уверен «зайдет» в пабликах и соцсетях. При этом, конечно, надо учесть специфику вашего госучреждения, и формировать и предоставлять тот контент, который разрешен для открытого доступа. Например, вы работаете в пресс-службе МЧС, можете сделать фотосессию спасателей, или провести один день со спасателями, и показать их сложную работу. Тут главное не «перекреативить».
Надеюсь, все вышеперечисленные советы помогут вам в вашей-нашей нелегкой работе.